N° 001 — Q2 2026 / versie 1.4 Voor IT-bureaus & dienstverleners

Je bureau draait op zeven tools die elkaar niet kennen.

FactuSmart is één platform dat CRM, offertes, projecten, tickets en facturen in elkaar klikt — zonder Zapier er tussen. Zo weet je eindelijk welke klant welke marge draait, en blijft geen factuur twee weken hangen.

Vraag beta-toegang ↗ Bekijk modules
↳ besloten beta · Q2 2026 Gebouwd door bureau, voor bureaus
Offerte · 2026-0042
Ontwerp & research€ 4.200
Front-end build€ 6.800
Hosting, managed€ 1.400
Totaal excl.€ 12.400
hoog · Ticket #1042
AI-suggestie · concept
Hoi Ellen, bedankt voor je bericht. De medewerkers­omgeving is sinds 09:14 weer bereikbaar — we hebben de sessie-cache geleegd en 2FA hersteld…
cashflow · Smits Beheer BV
Historisch 34 dagen laat
Openstaand € 3.200 · 2 herinneringen
Klant health · Molenaar IT
82/100
betaald · Factuur 2026-F113
Atelier Noord€ 8.600
Iban NL93 RABO…vandaag
0
kern­modules — samen één platform, niet elf abonnementen
0
tools die we er­mee willen vervangen bij onszelf
Q0 '26
besloten beta — publieke launch gepland Q4 2026
0×
bureau dat het bouwt en dog-foodt: wij
Onze eigen stack

Wij bouwen FactuSmart
voor onszelf. Jij
krijgt de bonus.

Wij zijn zelf een IT-bureau. Elke schermhoek is een week pijn die wij hadden — of die een bevriend bureau had. Je koopt geen generieke SaaS die "ook voor agencies kan" — je krijgt de tool die wij maandag­ochtend zelf openen.

01

Geen committee-roadmap. Wat wij zelf nodig hebben voor onze klanten, bouwen we. Jij profiteert mee.

02

Dog­food eerst. Elke feature draait 6 weken in onze eigen bureau-operatie voor hij live gaat.

03

Geen lock-in. Al je data in open formaten, API-first, export op elk moment.

Eerste fase — besloten beta
Wij + 4 bevriende bureaus — jouw bureau?
02 — Modules

Alles wat
een bureau doet,
op één dak.

Elf modules delen klanten, contacten, projecten en boekingen. Je start klein — bijvoorbeeld alleen CRM en offertes — en schakelt de rest in wanneer je bureau er klaar voor is. Niks dubbel invoeren, niks exporteren naar Excel.

01

CRM & klant­relaties

Alle klanten, contact­personen en entiteiten in één centraal register. Tag bureaus die je voor andere bureaus runt, koppel holding­structuren, en zie direct wie wat betaalt.

ContactenOrganisatiesDealsHoldings
01
360° klantbeeld

Facturen, tickets, uren en projecten in één tijdlijn per klant.

02
Organisatie­hiërarchie

Groepen, dochters en white-label relaties — correct gefactureerd.

03
Interne notities

Privé of gedeeld, @-mentions naar collega's en automatisch getagd.

02

Offertes & con­trac­ten

Schrijf één keer je diensten in een bibliotheek en klik offertes samen. Met digitale onder­tekening, versiebeheer en automatische conversie naar project én factuur.

BibliotheekVersiesE-signAuto-convert
01
Template­bibliotheek

Her­gebruik blokken per dienst, module of sector.

02
Goed­keurings­flow

Interne review, dan pas naar de klant — met audit log.

03
Naar project in één klik

Getekend? Het project staat klaar met uren­begroting.

03

Projecten & uren

Plan taken, log uren, zie je marge in realtime. Bureau-specifiek: budget­bewa­king op mile­stones, niet op lijstjes.

TakenTimesheetMarge­bewakingGantt
01
Realtime marge

Kleurcode die zegt: "we lopen uit op fase 3" — voordat het te laat is.

02
Resource­planner

Over­belasting per medewerker en per sprint zichtbaar.

03
Billable & non-billable

Interne tijd telt mee voor capaciteit, niet voor de factuur.

04

Helpdesk & tickets

E-mail, portaal en chat in één inbox. SLA-timers, gekoppeld aan contracten. FactuSmart kent je klant — dus de AI ook.

SLAShared inboxKennisbankAI-replies
01
Contract-gebonden SLA

Tickets erven automatisch het juiste service­niveau.

02
Inter­ne hand­off

Escaleer van support naar development met alle context intact.

03
Zelf­service portaal

White-label, in jouw huisstijl, per klant brand­baar.

05

Facturatie & boek­houding

Uren, vaste bedragen en abon­ne­menten in één factuur­flow. Koppelt met e-Boekhouden, Exact, Moneybird en Twinfield — of exporteert UBL.

AbonnementenUBL / PeppolAanmaningenMulti-entity
01
Intelligente aanmaning

Toon & tempo worden afgestemd op het betaal­gedrag van de klant.

02
Abonnements­motor

Hosting, SLA, licenties — automatisch pro rata bij start en einde.

03
Accountant-export

UBL, XAF, Peppol — of directe sync met je boek­houd­pakket.

03 — Workflow

Van eerste mail
naar betaalde factuur —
in één systeem.

Een lead komt binnen in de inbox. De AI herkent de klant, maakt een offerte­concept, FactuSmart maakt het project aan zodra er getekend is — en de factuur volgt automatisch op de afgesproken milestones. Scroll om de flow te zien.

Fase 01 — Lead

Nieuwe lead
via inbox.

E-mail komt binnen. FactuSmart matcht het domein tegen bestaande klanten, herkent de toon en maakt direct een deal-concept aan. De AI stelt een eerste antwoord voor — jij beslist.

ellen@molenaar-it.nl09:14
matchMolenaar IT · 3 proj.
intentAanvraag · website
Fase 02 — Offerte

Offerte in vier
klikken samen­gesteld.

Kies diensten uit je bibliotheek. FactuSmart vult uur­tarieven, marge, kortings­regels en looptijd automatisch. Digitale onder­tekening zit ingebakken.

Ontwerp & research€ 4.200
Front-end build€ 6.800
Hosting managed€ 1.400
totaal excl.€ 12.400
Fase 03 — Project

Getekend —
project staat klaar.

Zodra de handtekening binnen is maakt FactuSmart het project, reserveert capaciteit, splitst de taken per mile­stone en plant de factuur­momenten al in. Geen knip- en plakwerk.

milestone 1wk 12 · € 4.200
milestone 2wk 16 · € 6.800
recurringhosting · € 1.400/mo
Fase 04 — Uitvoering

Uren, tickets
& marge — live.

Het team werkt in projecten, support werkt in tickets, en alles voedt dezelfde marge­grafiek. Zie een fase uitlopen? Je weet het op dag 3, niet op dag 30.

Uren gelogd64 / 120u
Marge actueel+ 22%
Tickets open3
Fase 05 — Factuur

Factuur, betaald
— zonder nadenken.

Mile­stone behaald? FactuSmart stelt de factuur op, verstuurt UBL, voegt iDEAL-link toe en volgt zelf de aanmaningen. Naar boek­houd­pakket of direct de grootboek­export.

Factuur 2026-F113€ 4.200
iDEALverzonden · dag 0
betaalddag 4
01 / 05
04 — AI-module

De AI die je bureau
écht kent.

Getraind op jouw klanten, projecten en communicatie­stijl. Niet een chatbot op de zijkant — ingebakken in elke module.

⚠ Risico

Smits Beheer betaalt structureel 34 dagen te laat.

FactuSmart stelt voor: vooraf 50% factureren bij projecten > € 5.000, en de betalings­termijn te verkorten naar 14 dagen.

Bron · 12 facturen, 2 jaarActie ↗
Capaciteit

Team loopt uit op sprint 14.

3 lopende projecten tikken samen 112% bezetting aan voor Lisa.

Week 14 · R&DHerplan ↗
Kans

+ € 18.400 upsell­potentie dit kwartaal.

4 klanten hebben verlopen hosting­pakketten die op je nieuwe stack beter passen.

Portfolio analyseZie lijst ↗
AI · live prompt

Vraag FactuSmart in natuurlijke taal. Hij kent je klanten, boekhouding en projecten — en mag alleen wat jij toestaat.

# antwoord
klanten waar marge < 15%:
↳ Atelier Noord · 8.2%
↳ De Bruin & Co · 11.4%
↳ Smits Beheer · 13.0%
# advies
↳ herzie uurtarief bij Atelier
↳ scope-creep op 2 lopende
projecten — zie details ↗
AI · helpdesk

"Onze medewerkers­omgeving is traag sinds vanochtend."

FactuSmart herkent de klant, checkt de monitoring, ziet dat de database-pool vol zit en stelt voor: uitbreiden van 20 → 40 connecties en klant op de hoogte stellen met dit concept.

Resolutie · 8 minAI-concept verzenden ↗
Samen­vatting

Wekelijks rapport, in een alinea.

"Nette week. Marge klopt, twee tickets dreigen SLA te breken — ik heb ze voor je boven­aan gezet."

Elke maandag · 08:00Bekijk ↗
06 — Fases

Geen prijs
per seat.
Prijs per fase.

FactuSmart schaalt met je bureau, niet met je hoofdcount. Begin met de kern — CRM, offertes, facturen. Voeg later projecten, helpdesk en AI toe. Alle gebruikers inbegrepen, altijd.

Fase 01 — Foundations

Essentials

Voor bureaus tot ±10 medewerkers die hun CRM, offertes en facturatie willen bundelen.

€ 249 / maand
  • CRM & organisaties
  • Offertes met e-sign
  • Facturatie + UBL / Peppol
  • Onbeperkt gebruikers
  • E-mail support
Start fase 01 ↗
Fase 02 — Aanbevolen

Bureau

Full stack voor bureaus die ook projecten, tijdregistratie en klant­support op één plek willen.

€ 549 / maand
  • Alles uit Essentials
  • Projecten & marge­bewaking
  • Tijdregistratie & planning
  • Helpdesk + SLA
  • Klant­portaal white-label
  • Prioriteit-support
Vraag beta-toegang ↗
Fase 03 — Enterprise

Scale

Voor bureaus die zelf hosten, eigen API-flows bouwen of voor andere bureaus white-label draaien.

Op maat
  • Alles uit Bureau
  • FactuSmart-AI · dedicated model
  • Self-hosted of single-tenant
  • SSO · SCIM · audit logs
  • SLA 99.95% + DPA
  • Dedicated success engineer
Neem contact op ↗
07 — Veel gevraagd

Nog vragen —
logisch.

Kunnen we FactuSmart white-label aanbieden aan onze klanten?

+
Ja. Kleuren, logo, domein, e-mails en het klant­portaal zijn volledig brandable per klant. Op Scale kun je zelfs andere bureaus onder je eigen label draaien.

Hoe werkt de migratie vanaf onze huidige tools?

+
We importeren standaard uit HubSpot, Pipedrive, Teamleader, Jira en Moneybird. Voor alles anders doen onze success engineers een begeleide import — doorgaans binnen 4 werkdagen afgerond.

Is mijn data van mij? Waar staat hij?

+
Alle data in Nederlandse datacenters (Amsterdam), dagelijks versleuteld gebackupt. Op Scale kun je self-hosten in je eigen cloud (AWS, GCP, Azure, Hetzner). Export in open formaten, altijd.

Wat traint jullie AI en wie ziet mijn prompts?

+
FactuSmart-AI draait per tenant — jouw data verlaat nooit je workspace en wordt nooit gebruikt om een gedeeld model te trainen. Op Scale krijg je een dedicated model met jouw stijlregels.

Werkt het met ons boekhoud­pakket?

+
Native koppelingen met e-Boekhouden, Exact Online, Moneybird en Twinfield. Anders: UBL- en XAF-export naar vrijwel elk pakket, plus webhook op elke factuur.

Hoe snel kunnen we live?

+
Een pilot­bureau draait binnen 2 weken op Essentials. Volledige migratie inclusief historie en training meestal 4–6 weken — afhankelijk van modules en data­hoeveelheid.
08 — Begin

Doe mee in
de beta.

We zoeken nog een paar bureaus die graag mee­denken tijdens de beta. In ruil voor feedback krijg je vroege toegang en (zeer) gunstige voorwaarden bij launch.

Vraag beta-toegang ↗ Bekijk de fases
09 — Contact

Praat met ons.

Vul het formulier in — we lezen elke aanvraag persoonlijk en reageren binnen één werkdag. Liever bellen of mailen mag ook.

Email · info@creativestudio.nl
KvK · 9483321
Locatie · Amsterdam, NL
Niet alle velden zijn correct ingevuld. Controleer je email en probeer het opnieuw.

Door te versturen ga je akkoord dat we je gegevens gebruiken om contact op te nemen — niets anders.

Tweaks